Khi một văn phòng hay một nhà máy đủ lớn, nhu cầu sử dụng máy quẹt thẻ hay vân tay quản lý ra vào trở nên rất bình thường và là nhu cầu cơ bản.

Tuy nhiên, việc mua 1 hay nhiều máy quẹt vân tay (thẻ) đôi khi chúng ta tưởng chừng đơn giãn và cứ mua cái máy về sử dụng là được, nhưng có đúng là đơn giãn hay không? Tôi trao đổi một số kinh nghiệm sau đây để các anh chị khi mua có những nhận định rõ ràng hơn.
Với tôi, sau gần 10 năm làm tư vấn giải pháp nhân sự, chấm công, tính lương cho rất nhiều công ty lớn nhỏ trong và ngoài nước, với mọi ngành nghề kinh doanh, việc doanh nghiệp đã mua hệ thống máy vân tay để quản lý nhưng không đáp ứng được yêu cầu quản lý ở nhiều doanh nghiệp, vậy nguyên nhân vì đâu?
Thông thường khi mua máy các anh chị đa số chỉ so sánh về giá, và ít quan tâm tới thương hiệu máy, đơn thuần vì máy chấm công có quá nhiều thương hiệu và không hẵn có sự nỗi trội trên thị trường Việt Nam, vì các sản phẩm này chủ yếu nhập khẩu và phân phối vào Việt Nam thông qua các công ty phân phối. Và mục tiêu của các công ty nhập khẩu trước hết cũng chỉ là mua và bán doanh số cao, và vì thế các hứa hẹn cũng như cam kết bằng mọi cách để bán được hàng, còn kết quả cuối cùng thì như tôi nói ban đầu, phần nào để lại khó khăn cho người đầu tư.
Sau đây là những điểm cơ bản cần quan tâm khi mua máy chấm công:

• Dòng máy chấm công phải có thương hiệu (không cần nỗi tiếng), tránh các công ty bán hàng không có nhãn hiệu (hàng gia công trôi nỗi, bán xong không đảm bảo bảo hành, bảo trì).
• Khảo sát thực tế ứng dụng của nhà cung cấp: Yêu cầu tối thiểu 5 đơn vị đã dùng dòng máy họ đang bán cho bạn cho ý kiến sử dụng (lưu ý mục đích sử dụng máy phải tương tự yêu cầu với chính yêu cầu của bạn).
• Khả năng thay thế thiết bị khi bị hư hỏng, chế độ cho mượn máy khi gặp sự cố, thời gian cam kết giải quyết sự cố phần cứng tối thiểu và tối đa (Tốt nhất là trong vòng 04 giờ phải có máy thay thế, trong tròng 01 ngày là phải khắc phục xong sự cố nhỏ, trong vòng 03 ngày khắc phụ sự cố lớn, nếu gửi về hãng thì phải cho mượn máy thay thế trong thời gian khắc phục).
• Ngoài ra các thông số cơ bản khác nhà cung cấp sẽ cung cấp khi chào hàng.
• Về ứng dụng: Nếu mua máy về chỉ để quản lý ra vào đóng mở cửa, không quan tâm ứng dụng chấm công hay access control thì yêu cầu đơn giãn là cái máy quẹt nhạy, cho phép lưu trử đúng tiêu chuẩn về số lượng vân tay (10 mẫu vân tay cho 1 ID, ID là mã người dùng), cho truy xuất và xóa bộ nhớ tạm thuận tiện để giải phóng bộ nhớ tạm trên máy (tốt nhất là tự động lưu data và xóa bộ nhớ tạm).
• Nếu sử dụng để quản lý chấm công thì cần lưu ý hiện trạng của doanh nghiệp, mục tiêu cần chấm công là gì? Đặc điểm ra sao, và nhà cung cấp máy cần đáp ứng cho bạn những gì?

Từ đó bạn đưa ra yêu cầu, nhưng cơ bản cũng cần các khả năng như:

• Máy phải tự động trả dữ liệu về server (lưu ý về Database máy lưu về: thường sẽ là data access_khả năng lưu trữ tốt, hoặc tập tin txt_khả năng lưu trữ hạn chế, excel_khả năng lưu trữ hạn chế)
• Tự động xóa bộ nhớ tạm sau khi lưu data (điểm này quan trọng, vì bộ nhớ tạm trên máy có thể bị tràn và làm mất dữ liệu của bạn nếu không được làm sạch, nếu xóa thường xuyên bạn sẽ mất thời gian)
• Giải pháp máy phải kết nối qua mạng Internet hoặc VPN nếu nhiều địa điểm sử dụng không trong một mạng LAN.
• Cấu hình data vân tay có thể export từ máy này và import vào máy khác thông qua phần mềm quản lý máy.
• Nhận dạng trạng thái quẹt ra và vào của người dùng như thế nào? (nếu nhận dạng theo kiểu chẵn lẽ, thì người dùng cuối sẽ mất nhiều thời gian do dữ liệu sai, nếu nhận dạng qua ký tự hoặc qua ID của máy thì sẽ tốt hơn).
• Và rất nhiều yêu cầu khác như số máy yêu cầu mua tại một địa điểm để đáp ứng được yêu cầu chấm công, phần mềm kèm theo phải nhận dạng ra các ca làm việc của công ty bạn, truy xuất dữ liệu kết quả chấm công, …
• Hơn hết là phải chứng minh được chứ không chỉ cam kết qua lời nói của nhân viên bán hàng, nên ghi vào hợp đồng các yêu cầu, kèm theo là điều kiện hoàn thành gắn liền với điều kiện thanh toán, và nếu chưa hoàn thành thì phải trả lại máy và hoàn lại tiền.

Nếu một trong các yêu cầu cơ bản không đáp ứng được đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải chịu hậu quả lớn sau khi đầu tư:

• Phải mất rất nhiều thời gian để lưu dữ liệu, tổng hợp và đưa vào ứng dụng cho các việc khác của công ty.
• Phải đổi mặt với việc mất dữ liệu mà không rõ mình đã làm đủ chưa.
• Thậm chí phải đầu tư lại hệ thống hoặc ít nhiều phải mua thêm nhiều máy hơn để đáp ứng được các yêu cầu cơ bản mà bạn không nhận ra.
• Hoặc phải tốn kém tiền bạc thêm để có thêm giải pháp giúp bạn hoàn thiện lại 1 hệ thống chấm công, thay vì là những cái máy chấm công bạn đang sở hữu, cần phân biệt rõ những cái máy chấm công và hệ thống chấm công để làm tốt việc này.

Tóm lại: Nếu đầu tư mua máy, bạn cần hiểu rõ mục tiêu, sau đó sẽ đưa ra yêu cầu, đánh giá sự tư vấn và cam kết thực hiện, ngoài ra cũng cần có các lưu ý ứng dụng, vì nếu không bao quát hết, bạn sẽ là người gặp khó khăn do chính hệ thống bạn đã đầu tư.
Chúc các bạn có thể đầu tư được hệ thống phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp và các khả năng sử dụng lâu dài.
Cần tư vấn thêm, vui lòng liên lạc với chúng tôi